 内容証明郵便作成時のポイント
一般の手紙では手紙の本文の前に「拝啓」「前略」などの頭語や時候の挨拶などを書くことが多いのですが、内容証明郵便ではあまり書くことはありません。その代わり、「通知書」「催告書」などのように表題をつけることが多くあります。これはその文書の趣旨が明確になり、後で文書を特定する上でも便利ですのでつけた方がよいでしょう。また、頭語や時候の挨拶と同様、末文や結語も必要ありません。
さて、内容証明郵便を作成する際に気をつけなければならないことは、まず第一に簡潔に書くということです。枚数制限はありませんが、文章が長くなると、後述のように料金が高くなってしまいます。しかも、文章が長くなってしまうと、どうしても焦点がぼけてしまいがちです。
第二に、明確でわかりやすい文章を書くことです。詳しい事情やいきさつが書かれているが、結局何が言いたいのかわからない文章では、内容証明郵便にする意味がありません。
以上の点を踏まえて内容証明郵便をクーリングオフの意思表示に使用する場合のポイントをまとめてみました。
クーリングオフの意思表示を内容証明郵便で行う場合は、その本文に①クーリングオフの対象②法的根拠③解除の意思表示の３点を記載した方がよいでしょう。ただし、②法的根拠は、わからない場合やあやふやな場合は無理をして記載する必要ありません。
また、クーリングオフの理由は必要ありません。法律でクーリングオフができると定められている以上、要件を満たしさえすれば当然に契約解除ができるのですから、あえて記載する必要はありません。
| １． |
クーリングオフの対象（いつ、どのような契約か？） |
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まず、どのような契約に対してクーリングオフを行うのか明示しなければなりません。具体的な記載事項は①日付②金額③商品名の３つです。クーリングオフの対象を特定しなければ、何に対するクーリングオフかが相手方に伝わらず、クーリングオフができない場合があるので、正確に記載する必要があります。
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| ２． |
法的根拠 |
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クーリングオフは法律で定められた制度ですから、「特定商取引に関する法律第９条の規定に基づき～」などのように、その根拠条文を示すとより効果的でしょう。
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| ３． |
解除の意思表示 |
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クーリングオフという契約の解除を行うのですから、「～の契約を解除いたします。」とはっきり記載する必要があります。あいまいな表現をすると相手方に自分は何をしたいのか伝わらないので、はっきりと「解除いたします。」と記載してください。 |
最後に、感情的な文章を書かないことです。文章が感情的になってしまうと、文章が冗長になり、意味不明な文章になりがちです。また、文章の調子が強くなりすぎてしまい、相手方から逆に恐喝等で訴えられかねません。自分の書いた内容証明郵便で損害が発生してしまっては元も子もありませんから、あまり感情に走らない、冷静な表現方法を心がけるべきでしょう。
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