 内容証明郵便の書き方
１．用紙
用紙の種類や大きさに制限はありません。通常、Ｂ４版・Ａ４版・Ｂ５版程度の用紙を使用しますが、市販されている内容証明用紙のほか、コピー用紙、ワープロ用紙でも構いません。
一般の人が手書きで書く場合、市販の内容証明用紙が便利でしょう。これはあらかじめ行数・字数制限に則ったマス目が引かれているので、行数や字数を気にすることなく書くことができます。
また、筆記用具にも制限はありませんが、容易に消したり、改ざんができる鉛筆は不適切です。手書きの場合、カーボン紙を使って複数枚作成することが多いので、ボールペンが一番適しています。
２．行数・字数
縦書きの場合、１行２０字以内、１枚２６行以内で作成しなければなりません。
横書きの場合は、１行１３字以内、１枚４０行以内で作成、または１行２６字以内、１枚２０行以内で作成することができます。
==行数・字数の計算方法==
| ① |
記号は原則１個１字として計算します。(㎡など２文字分として扱われるものもあります。） |
| ② |
括弧は上下（または左右）をもって１字とし、上（または左）の括弧の属する業の字数に参入します。 |
| ③ |
割書きは１行に記載されたものとして計算します。 |
| ④ |
郵便局で記入（スタンプ）する証明文は行数・字数に参入しません。 |
| ⑤ |
付記・添付・連記は行数・字数に参入しません。 |
| ⑥ |
文字または記号の訂正・挿入・削除についての字数及び箇所の欄外又は末尾への記載は、行数・字数に参入しません。 |
| ⑦ |
文書の欄外の印刷部分は行数・字数に参入しません。 |
３．使用できる文字
①仮名（ひらがな・カタカナ）
②漢字
③数字
④英字（固有名詞に限る）
⑤括弧
⑥句読点
⑦その他一般に記号として使用されるもの
４．文字等の訂正等
文字や記号を挿入・削除・訂正するときはその字数と箇所を欄外または末尾の余白に記載して押印しなければなりません。
文字を挿入するときは挿入する場所に、挿入記号（Ｖなど）を使って文字を挿入し、欄外に「加入○字」と書いて押印します。また、文字を削除する時はその削除する文字に二重の訂正線を入れて削除し、欄外に「削除○字」と書いて押印します。最後に、文字の訂正をする場合は二重の訂正線を入れ文字を削除した後、削除箇所の脇に訂正した文字を書き加えます。そして欄外に「削除○字、加入○字」と書き押印して訂正します。
欄外に記載する場合は挿入・削除・訂正した箇所を記載する必要はありませんが、文章の末尾の余白に記載する場合は、挿入・削除・訂正の字数に加えて、箇所についても「△行目○字削除」のように記載してください。 |
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（挿入・削除・訂正例） |
５．氏名・住所・年月日の記載
文書中には必ず差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名及び年月日を記載しなければなりません。
縦書きの場合は、文書の末尾に年月日、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名（法人の場合は住所・法人名・代表者名）、の順に記載するのが通例です。
また、横書きの場合は、文書の冒頭に年月日、受取人の住所・氏名（法人の場合は、住所・法人名・代表者名）、差出人の住所・氏名の順に記載するのが通例です。
６．捺印・契印
差出人の氏名の下（横書きの場合は右）に捺印をするのが通例です。
規則上要求されてはいませんが、正式な文書であることを示すために捺印してください。捺印は実印の必要はなく、認印で構いません。
また、文書が２枚以上になる場合はその綴り目に差出人の印で契印（割り印）をしなければなりません。 |
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（契印例）
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７．作成通数
内容証明郵便の作成通数は郵便物の内容である文書のほか、２通の謄本（同一内容の写し）が必要です。例えば、送る相手が１人の場合、相手方に送る文書、郵便局で保管する文書、差出人が保管する文書の計３通が必要となり、また、同一内容の文書を２人に送る場合、相手方に送る文書、もう一人の相手方に送る文書、郵便局で保管する文書、差出人が保管する文書の計４通が必要となります。作成通数は、以下のような式で計算ができます。
作成通数＝（差出人数）＋２
手書きの場合はノーカーボンの内容証明用紙などを使うと便利ですし、１通だけ作成して残りはコピーでも構いません。パソコンを使うときは必要な通数をプリントアウトすればよいでしょう。
８．同封できない文書
①内容を記載した文書以外の文書、②図画・返信用封筒・その他の物品、③為替証書・小切手・手形・その他有価証券は同封できません。
基本的に作成した文書だけしか送れないと考えてください。
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